Planilha de RFP: conheça a solução para otimizar seus orçamentos técnicos!

Planilha RFP (request for proposal) é um convite para proposta, em tradução literal. Esse convite é feito em forma de planilha e enviado para os fornecedores pré-selecionados, com quem gostaria de trabalhar. Estes, então, preenchem os campos necessários e desenvolvem uma proposta de venda ou prestação de serviços.

A partir disso uma empresa pode avaliar se a proposta dada por esse fornecedor é ou não adequada para atender a sua demanda.

Esse tipo de convite é amplamente utilizado em processos que envolvem a avaliação da concorrência de diversos fornecedores ao mesmo tempo. Essa solução permite uma melhor comparação entre as propostas e aumenta a eficiência do processo de aquisição.

Os benefícios de se utilizar essa forma de proposta

Além de simplificar e otimizar o processo de escolha de um fornecedor, esse tipo de solução ainda traz diversos outros benefícios para seus usuários.

Em primeiro lugar, ele demonstra o interesse em adquirir o produto ou serviço, o que pode beneficiar o seu relacionamento com seu fornecedor. Consequentemente, demonstra também um elevado profissionalismo, decorrente da imparcialidade, transparência e dos detalhes desse processo.

Para a empresa em questão, isso pode melhor consideravelmente o processo de decisão e o poder de compra. Isso acontece por permitir comparar estratégias, alinhar as práticas e condições e receber cotações mais específicas e precisas.

Com uma planilha de RFP o processo de aquisição da sua empresa será simplificado e mais eficaz!

Como montar sua própria planilha de RFP?

Uma planilha de RFP deve conter algumas informações relevantes para que a proposta feita seja de acordo com as necessidades da empresa. Entre elas, podemos citar:

– orçamento disponível;

– requisitos administrativos, tanto da empresa em questão quanto dos fornecedores;

– informações do que será contratado;

– requisitos técnicos do produto ou serviço;

– referências de serviços e clientes anteriores;

– definição do processo de avaliação e contratação a partir das propostas enviadas, incluindo um cronograma e os critérios que serão utilizados para a escolha;

– contrato a ser utilizado.

Para que isso seja possível é necessário realizar o planejamento completo do projeto e, preferencialmente, ter um time interno qualificado para a consideração das propostas. É importante também que esse convite seja detalhado, com o maior número de requerimentos necessários possível, de forma a permitir a criação de soluções mais próximas a necessidade da sua empresa.

Também é preciso se atentar à linguagem utilizada na planilha de RFP, de forma a evitar palavras ambíguas ou termos que possam gerar confusão. Evite também incluir soluções pré-definidas ou preços fechados, de forma a permitir uma melhor negociação.

Depois de montar a sua planilha, é só enviá-la para os principais fornecedores que oferecem as soluções que você precisa.

Ou baixe agora a sua planilha gratuita de RFP!

Ao invés de criar seu própria convite do zero, você pode optar por começar personalizando um template pronto, completo e gratuito. Assim, é possível montar sua planilha de RFP com muito mais facilidade, facilitando ainda mais o seu processo de decisão!

Conheça já a planilha gratuita de RFP do ERP Parceria. Nela são listados os principais recursos necessários para a eficiência do seu projeto, e sendo de fáci ajuste e adaptação. .

Ainda, caso vá usar a planilha para orçar um sistema de gestão para sua empresa, você garante o apoio de um consultor especializado para tirar suas dúvidas e te ajudar durante esse processo. Aproveite!

Principais riscos de uma má gestão de estoque

A gestão de estoque assume papel estratégico na gestão da maioria das empresas.  Falhas de processos nesse setor podem comprometer seriamente a saúde financeira do negócio, levando até mesmo à falência. Confira, neste artigo que o Blog da Parceria preparou especialmente para você, quais são os principais riscos da má gestão de estoque e como evitá-los.

Estoque: definição

O estoque é um dos setores mais estratégicos de negócio. É nele que ficam armazenados os produtos finais ou inacabados necessários para o funcionamento daquela empresa em questão.

 Além do armazenamento, um estoque também possui outras funções essenciais para uma empresa. Por meio dele, é possível realizar controle de preços, controlar a demanda e economizar em questões como produção, mão de obra e logística. 

Riscos da má gestão de estoque

A má gestão de estoque pode causar sérios problemas para um negócio e, um dos principais motivos de alarme é o “efeito dominó”. Ou seja, podem surgir problemas que, ao não ser solucionados, ocasionam outros maiores e mais graves.

Conheça os 5 principais riscos da falta de uma gestão de estoque adequada.

Perda de produtos

Sem planejamento, gestão e acompanhamento corretos,  são muito comuns os casos de perda de produtos por armazenamento ou manuseio incorretos. A falta da automação do controle dos prazos de validade para produtos perecíveis também é um agravante que gera muitas perdas. 

Para evitar esses casos, é necessário fazer um levantamento de todos os requisitos mínimos que o ambiente e as formas de manuseio dos produtos precisam cumprir para evitar as perdas. Além disso, é importante  contar com um sistema de gestão que controle bem os prazos de validade sinalize produtos que estão perto do vencimento, para que a gestão comercial possa priorizar o giro dos mesmos. 

Falta de produtos carros-chefe

Na maioria dos comércios, há um pequeno grupo de produtos que representam boa parte do faturamento do negócio. Sendo assim, quando algum desses produtos está em falta, a empresa compromete muito seu fluxo de caixa.

Sem o controle e o monitoramento adequados, as chances desses furos de estoque são muito maiores. Para evitar esse transtorno, é importante criar e manter um processo de controle e monitoramento do estoque, como balanços, por exemplo. 

Quando a empresa conta com um sistema de gestão e mantém a disciplina de registrar corretamente todas as entradas e saídas de produtos, o balanço fica pronto em poucos cliques e a tomada de decisão sobre que produtos comprar é bem mais lucrativa.  

Má gestão de estoque e tempo

A eficiência da gestão de um estoque está diretamente ligada à facilidade do entendimento do seu funcionamento. Isso contempla a velocidade para  encontrar os produtos estocados, fácil extração de relatórios de quantidades, de vencimentos, de giro, de custos totais dos produtos, entre outros. 

Por isso, é primordial que o estoque seja bem planejado e  que o time que atua neste setor seja bem capacitado para entender e manter esse planejamento. Nesse aspecto , os sistemas de gestão também são grandes aliados, uma vez que comportam mapas de processos e regras para todas as atividades, mantendo históricos para consultas e gerando mais assertividade e produtividade no trabalho. 

Estoque sem giro = dinheiro parado

Manter um estoque mínimo para suprir a rotina comercial sem prejuízo nas vendas devido à logística de reabastecimento é vital para manter o fluxo de caixa da empresa em ordem. 

No entanto, manter o estoque alto demais significa o  “congelamento” de um capital que poderia estar sendo investido em outras áreas igualmente ou até mais relevantes.

Por isso, ter conhecimento do tempo médio de giro das mercadorias, da listagem dos produtos mais vendidos e das tendências de consumo de mercado é essencial na hora das compras. Sem esses dados, é muito comum um comprador aproveitar ofertas e condições especiais e acabar comprando uma quantidade alta de produtos, que levará tempo demais para girar.

Como realizar uma gestão de estoque eficaz?

Uma boa gestão de estoque é feita de planejamento, catalogação, cadastro, organização e acessibilidade a informações importantes que subsidiam tomadas de decisão assertivas.  

A automação e integração de processos, fazendo a comunicação direta entre informações de  Vendas, Produção, Logística e Contabilidade, permitem o acesso a   informações atualizadas em tempo real.Para contar com este nível de sincronia de processos, é fundamental contar com um sistema de gestão (software de ERP) robusto e eficiente. Conheça o sistema ERP Parceria, que sincroniza, automatiza e gerencia processos em poucos cliques, mantendo a gestão do seu negócio sob controle.

Venda a prazo: aprenda 5 maneiras aumentar sua segurança!

A modalidade de venda a prazo se tornou uma ótima alternativa para aumentar as vendas e manter as metas de faturamento de muitos negócios. Ela amplia o market share de uma empresa, uma vez que permite a venda também para os clientes que não possuem todo o capital para a compra à vista.

Muitas vezes, mesmo levando em consideração as taxas financeiras e o risco de calotes, vender a prazo pode ser muito melhor melhor para o comércio que fazer venda alguma. Isso porque os estabelecimentos que não oferecem essa possibilidade geralmente perdem vendas e, com isso, podem comprometer seu faturamento. Porém, é preciso ser cauteloso, agindo com segurança e contra a inadimplência.

Como oferecer venda a prazo com segurança?

A inadimplência é um problema relativamente comum no Brasil, o que traz problemas tanto para o consumidor em si, que se endivida por falta de controle e planejamento financeiro, quanto para a empresa que não recebe os pagamentos na data prevista e acaba tendo furos financeiros .

As consequências podem ser sérias, como a falta capital para reinvestir no negócio, para remunerar seus funcionários e para quitar contas com os fornecedores. Mas, como evitar que esses tipos de problemas aconteçam e vender a prazo com segurança?

1 – Mantenha um controle sobre as vendas e contas a receber:

Acompanhar de perto as contas a receber é essencial para que o negócio continue funcionando e não caia no problema da inadimplência. É preciso ter um controle dos valores vendidos, das formas de pagamento utilizadas juntamente com suas taxas e dos demais custos envolvidos.

Da mesma forma, é importante ter o cálculo médio da “quebra”, ou seja, do valor médio de furos de pagamento que a empresa tem todo mês. Ter consciência dessa quebra traz maior previsibilidade financeira ao negócio, melhorando as tomadas de decisão sobre vendas a pazo.

Também é preciso acompanhar a regularidade de cada um de seus clientes, saber quanto cada um está devendo, o dia combinado para o pagamento e principalmente se ele está cumprindo com o pagamento.

2 – Crie uma estratégia de cobrança

Lembrar o seu cliente de que a data de pagamento está próxima, avisar quando este atrasou e cobrar o pagamento de forma amigável são essenciais para uma venda a prazo segura. Tenha em mente que seu objetivo é fazer o cliente pagar a conta para não ser negativado e continuar comprando a prazo com você.

Para os atrasos, é interessante também oferecer acordos e contar com recursos de cobrança que façam o cliente entender com clareza a seriedade da sua empresa. Alguns serviços da Serasa Experian, como a carta cobrança, possuem excelente taxa de sucesso.

3 – Tenha regras claras sobre as formas de pagamento e requisitos para a venda a prazo

Manter uma lista com regras claras a respeito dos processos de compra, venda e pagamento é importante para evitar possíveis problemas com clientes e até mesmo para facilitar o dia a dia da empresa. Elabore essas regras com cautela e capacite seu time a orientar bem aos clientes no momento do fechamento do negócio. Se possível, formalize um aceite das condições, com a assinatura do cliente.

4 – Mantenha tudo documentado

Para manter o bom controle da inadimplência é preciso também ter tudo documentado. Consultar os dados do seu cliente evita possíveis fraudes e insolvências, bem como registrar e formalizar adequadamente todos os gastos dele evita problemas na hora de fechar a conta.

Além disso, é fundamental manter contratos em que o cliente autoriza a compra feita por ele dentro do seu estabelecimento, coletando a assinatura dele no recibo, por exemplo.

Ter tudo documentado facilita em caso de eventuais cobranças ou caso seja necessário se voltar para o sistema judiciário.

5 – Faça a análise de crédito do consumidor antes de fazer uma venda a prazo

Tendo todos os dados do seu consumidor também é possível realizar uma análise de crédito, avaliar a situação do CPF dele e averiguar as seu perfil e histórico financeiro. Ou seja, é possível consultar a probabilidade dele te pagar na data certa. Uma das formas mais comuns de se fazer isso é por meio do serviço de consulta de Crédito do Serasa Experian. As ferramentas disponíveis permitem que você verifique os dados do seu consumidor de maneira automatizada e em tempo real.

Além disso, esse é um dos sistemas mais comuns e reconhecidos de análise ao crédito, podendo ser utilizados tanto por pessoas físicas quanto por empresas, com soluções inovadoras e personalizadas para cada negócio. Quer conhecer mais sobre os serviços Serasa Experian que a Parceria comercializa? Solicite contato a um de nossos consultores!

Inadimplência: o que é e como evitar

A inadimplência é um dos principais risos para a saúde financeira de qualquer tipo de negócio. Para evitá-la, é preciso conhecer suas principais causas e adotar ações inteligentes e estratégicas. Quer saber como? Então continue lendo!

O que é inadimplência?

Inadimplência, ou termo “inadimplente” é utilizado para se referir ao cliente que não efetua o pagamento na data de vencimento. No Brasil, segundo dados da Confederação Nacional de Dirigentes Lojistas (CNDL), 41 % da população está em atraso com seus compromissos financeiros, número que aumentou cerca de 4,4 1 % em relação ao ano passado.

Para o consumidor, ser inadimplente pode dificultar a abertura de novas contas e a liberação de crédito para financiamento ou compras parceladas.. Já e para as empresas, ter que lidar com esses furos financeiros pode trazer sérios riscos. Por isso, é muito importante entender as principais causas da inadimplência e conhecer formas de contornar esse problema.

As principais causas

Os atrasos no pagamento de contas por parte dos clientes pode vir por diversos motivos.

Em nosso país, estudos recentes realizados pelo CNDL constataram que o elevado crescimento no número de dívidas é reflexo das elevadas taxas de desemprego, da redução da renda familiar e da falta de planejamento financeiro. Essa última é a que as empresas devem se atentar, no objetivo de identificar esse perfil de cliente e ter maior cautela antes de fornecer o crédito.

Mais de um terço dos brasileiros não controlam suas finanças e, consequentemente, também não possuem hábitos de consumo saudáveis e pagam suas contas em dia. A inadimplência alta que encontramos acontece justamente pois as pessoas estão contraindo mais dívidas do que realmente podem pagar, facilitando com parcelamentos, por exemplo.

Se as empresas não conhecerem o perfil de seu cliente, inclusive o perfil de pagamento e o histórico financeiro de cada um, podem acabar enfrentando sérios problemas, como os citados a seguir.

Riscos que a inadimplências pode trazer ao negócio

Um dos principais riscos que altos níveis de inadimplência, tanto vindos de pessoa física o quanto de pessoa jurídica, é o impacto direto na redução de faturamento da empresa. Não poder contar com a entrada daqueles valores na sua previsibilidade financeira, deixa furos e força r à tomada de medidas que somam juros e taxas e aumentam seus custos fixos.

Em decorrência disso, podem começar a faltar recursos para se reinvestir na empresa, manter os estoques de matéria prima e garantir o capital de giro necessário para o bom funcionamento do negócio. Outra consequência óbvia é a possibilidade da falta de verba para quitação das contas fixas e variáveis da empresa juntamente com o risco de endividamento (e até de falência)

Por fim, um grande risco que a empresa corre é o de comprometer sua credibilidade no mercado, uma vez que ao atrasar seus pagamentos também mancha sua reputação e reduz seus limites de créditos e financiamentos, o que pode anular chances de novas aquisições, de expansão e de crescimento de forma generalizada.

Como evitar a inadimplência alta e proteger a sua empresa?

Além de um planejamento financeiro que inclua reservas para momentos de crise, a principal forma de se evitar os riscos da alta inadimplência é conhecendo o perfil de seus clientes. Existem hoje no mercado diversos recursos para a consulta do histórico financeiro tanto de clientes pessoa física quanto de pessoas jurídicas, subsidiando as empresa com informações importantes para a tomada da decisão dos limites de crédito a serem oferecidos.

Ou seja, a famosa “consulta do CPF ou do CNPJ” é uma excelente aliada dos negócios. Serviços de Consulta de Crédito, como o Serasa Experian, por exemplo, podem fornecer dados relacionados ao histórico financeiro do cliente e, a partir de bons critérios de avaliação de perfil, te informar as probabilidades deste honrar com seus pagamentos. A partir disso a concessão de crédito pode ser feita com uma maior segurança para ambos os lados.

Depois de já ter acontecido a venda, independentemente do resultado da análise de perfil do cliente, algumas outras atitudes também podem auxiliar a diminuir a inadimplência. Por exemplo: ter um sistema de cobrança para lembrar dos pagamentos a vencer e dos atrasados e também um controle dos valores devidos e possibilidades de acordos e facilitações.

Você acha que ter acesso a uma planilha de controle de inadimplentes pode ajudar o seu negócio a ter mais segurança e previsibilidade financeira? Se sim, confira e baixe agora mesmo a planilha gratuita que o Blog Parceria está disponibilizando para você!