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Planilha de RFP: a solução para otimizar seus orçamentos técnicos!

Planilha RFP (request for proposal) é um convite para proposta, em tradução literal. Esse convite é feito em forma de planilha e enviado para os fornecedores pré-selecionados, com quem gostaria de trabalhar. Estes, então, preenchem os campos necessários e desenvolvem uma proposta de venda ou prestação de serviços.

A partir disso uma empresa pode avaliar se a proposta dada por esse fornecedor é ou não adequada para atender a sua demanda.

Esse tipo de convite é amplamente utilizado em processos que envolvem a avaliação da concorrência de diversos fornecedores ao mesmo tempo. Essa solução permite uma melhor comparação entre as propostas e aumenta a eficiência do processo de aquisição.

Os benefícios de se utilizar essa forma de proposta

Além de simplificar e otimizar o processo de escolha de um fornecedor, esse tipo de solução ainda traz diversos outros benefícios para seus usuários.

Em primeiro lugar, ele demonstra o interesse em adquirir o produto ou serviço, o que pode beneficiar o seu relacionamento com seu fornecedor. Consequentemente, demonstra também um elevado profissionalismo, decorrente da imparcialidade, transparência e dos detalhes desse processo.

Para a empresa em questão, isso pode melhor consideravelmente o processo de decisão e o poder de compra. Isso acontece por permitir comparar estratégias, alinhar as práticas e condições e receber cotações mais específicas e precisas.

Com uma planilha de RFP o processo de aquisição da sua empresa será simplificado e mais eficaz!

Como montar sua própria planilha de RFP?

Uma planilha de RFP deve conter algumas informações relevantes para que a proposta feita seja de acordo com as necessidades da empresa. Entre elas, podemos citar:

– orçamento disponível;

– requisitos administrativos, tanto da empresa em questão quanto dos fornecedores;

– informações do que será contratado;

– requisitos técnicos do produto ou serviço;

– referências de serviços e clientes anteriores;

– definição do processo de avaliação e contratação a partir das propostas enviadas, incluindo um cronograma e os critérios que serão utilizados para a escolha;

– contrato a ser utilizado.

Para que isso seja possível é necessário realizar o planejamento completo do projeto e, preferencialmente, ter um time interno qualificado para a consideração das propostas. É importante também que esse convite seja detalhado, com o maior número de requerimentos necessários possível, de forma a permitir a criação de soluções mais próximas a necessidade da sua empresa.

Também é preciso se atentar à linguagem utilizada na planilha de RFP, de forma a evitar palavras ambíguas ou termos que possam gerar confusão. Evite também incluir soluções pré-definidas ou preços fechados, de forma a permitir uma melhor negociação.

Depois de montar a sua planilha, é só enviá-la para os principais fornecedores que oferecem as soluções que você precisa.

Ou baixe agora a sua planilha gratuita de RFP!

Ao invés de criar seu própria convite do zero, você pode optar por começar personalizando um template pronto, completo e gratuito. Assim, é possível montar sua planilha de RFP com muito mais facilidade, facilitando ainda mais o seu processo de decisão!

Conheça já a planilha gratuita de RFP do ERP Parceria. Nela são listados os principais recursos necessários para a eficiência do seu projeto, e sendo de fáci ajuste e adaptação. .

Ainda, caso vá usar a planilha para orçar um sistema de gestão para sua empresa, você garante o apoio de um consultor especializado para tirar suas dúvidas e te ajudar durante esse processo. Aproveite!

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