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5 dicas para retenção de clientes em escritórios de contabilidade

Melhorar a retenção de clientes do seu escritório de contabilidade é muito melhor que atrair vários clientes novos. Sabe porque?  Atrair um cliente novo custa, geralmente, cinco vezes mais caro que manter ativo um cliente mais antigo.

Os motivos são óbvios: fazer uma nova venda toma muito mais tempo, exige mais esforço da equipe e envolve, muitas vezes, custos com propaganda, assessoria jurídica para redigir novos contratos e até comissionamentos de vendedores.

Via de regra, reter e fidelizar seus clientes, apesar de não ser tarefa fácil, garante recorrência financeira e um crescimento sólido ao seu negócio. E para conseguir garantí-la, manter a satisfação plena do cliente deve ser um objetivo que norteia o trabalho de todos os membros da equipe: desde a recepção até a alta gestão.

Confira, abaixo, 5 dicas valiosas que irão lhe ajudar a reter e a fidelizar seus clientes.

1-  Retenção de clientes não existe sem bom atendimento  

Realizar serviços contábeis todos os seus concorrentes fazem, o diferencial para reter um cliente e, assim,fidelizá-lo sem dúvidas é o atendimento.

Certifique-se de treinar e qualificar sua equipe para atender seu cliente com agilidade e assertividade. Além de cortesia e boa educação, na contabilidade é imprescindível trabalhar com planejamento e antecipação prevendo, inclusive, possíveis necessidades do seu cliente mesmo antes que ele as solicite.  

Um exemplo disso é controlar a validade do certificado digital do cliente, por exemplo – compromisso, este, que geralmente passa despercebido quando o escritório de contabilidade não o alerta dos prazos. 

2-  Entregue valor agregado  

Para manter o cliente satisfeito, é necessário entregar valor agregado à sua prestação de serviços. Ou seja: é preciso ir além de prestar serviços contábeis. Mas como fazer isso?

Informe-se, atualize-se, entenda o negócio do seu cliente. Apresente tendências, observe os concorrentes, proponha soluções econômicas e criativas. Em suma: seja mais que um contador, seja um verdadeiro parceiro de negócios. 

Seja o parceiro que antecipa soluções, evita problemas e cuja opinião se torna indispensável na tomada de decisão estratégica.  Até porque, se o seu cliente crescer, provavelmente o seu escritório de contabilidade vai crescer junto.  O escopo do trabalho contratado pode vir a aumentar, e o seu faturamento médio com aquele cliente aumenta junto, consequentemente.

Ao entregar valor agregado, você proporciona ao cliente muito mais confiança e gera uma preferência absoluta. Quanto maior for o impacto do valor agregado do seu trabalho no negócio do cliente, menor vai ser a probabilidade dele cogitar trocar de escritório quando receber propostas com orçamentos menores. E maior, também, será a chance deste cliente te indicar para outras oportunidades de negócio.  

3 – Comprometimento no cumprimento de Prazos 

Cumprir os prazos é priormordial para quem procura reter clientes. Além de ser uma das prioridades máximas nas rotinas dos escritórios de contabilidade, sob pena de gerar multas e punições para o cliente.  Além de garantir o cumprimento das obrigatoriedades contábeis, tal atitude demonstra para seus clientes o quanto você é comprometimento com o trabalho, favorecendo (e muito) o relacionamento com o cliente.  

Para alcançar esse resultado, é preciso que o escritório crie a cultura da antecipação. Ou seja: o trabalho deve ser organizado de modo que todos os documentos e atividades sejam concluídos pelo menos um dia antes do prometido ao cliente. 

Além de possibilitar momentos de surpresas agradáveis aos seus clientes, tal postura dá margem de segurança para possíveis imprevistos, garantindo que seu escritório realize suas entregas dentro dos prazos do Fisco, evitando multas e problemas com os órgãos responsáveis.

E quando o cliente esquece algum documento? Bem,  esta é a hora de seu escritório se destacar! Aproveite a ocasião para fazer a gentileza de lembrar seu cliente com educação e presteza, facilitando a vida dele. 

4 – Retenção de clientes também é ajudá-lo a entender as obrigatoriedades fiscais

Muitas vezes, por não entender direito o que precisa ser feito, os clientes acabam perdendo tempo (e dinheiro) ao emitir documentos e certificados. Um exemplo é o caso dos certificados digitais.

Geralmente o cliente chega até o estabelecimento emissor sem entender que tipo de certificado precisa fazer e qual será sua finalidade. Há muitos casos de equívoco, com emissão do tipo errado de certificado, gerando desperdício de tempo e de dinheiro. E, além disso, são muito comuns também os casos de falta de documentos, que impedem a emissão do documento. 

Para ajudar seus clientes a cumprir com suas obrigatoriedades, tenha uma conversa esclarecedora, explicando a real necessidade do que ele precisará emitir, o tipo do documento que precisa e listando todos os documentos que ele precisará levar. 

O seu tempo e o tempo do cliente são preciosos. Ao otimizálo, a retenção dos clientes é muito maior.

5- Construa uma boa rede de parceiros

Há muitos serviços complementares que os escritórios de contabilidade precisam solicitar aos seus clientes. Contar com uma boa rede de indicações pode auxiliá-lo no processo de retenção e fidelização de seus clientes, visto que eles muitas vezes não têm conhecimento técnico para escolher o fornecedor correto.

Para a emissão de Certificados Digitais, conte com a Parceria Certificadora! Além de oferecer segurança, eficiência e capilaridade, estando presentes em mais de 40 postos de atendimento em Passo Fundo e região, a Parceria também auxilia os escritórios parceiros com o controle da validade dos certificados dos seus clientes.

Desse modo, seu time se desvincula desta atividade e ganha tempo para fortalecer o relacionamento e aumentar a retenção de clientes, agregando ainda mais valor aos seus serviços prestados. 

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5 principais tipos de clientes do contador

Conhecer os principais tipos de cliente que um contador pode ter é fundamental para quem atua com o foco em qualidade e atendimento de excelência. Isso porque  quanto melhor o contador conhece seus clientes, melhor consegue prever suas necessidades e antecipar as soluções.  

Alguns exemplos de tipos de clientes que merecem especial atenção são aqueles que não cumprem prazos, por exemplo. Se esta característica não for percebida e tratada com atenção, pode gerar atrasos nas obrigações contábeis e trazer sérios problemas para o seu escritório.

Se este mesmo cliente somar outra característica, como ser nervoso e estressado,  pode interpretar errado situações como a deste atraso e fazer reclamações, comprometendo fortemente a reputação da sua empresa.

Assim, entender melhor o funcionamento de cada tipo de cliente ajuda a criar atalhos para lidar com as intempéries do dia a dia, e aliviar um pouco a tensão da rotina de trabalho de um escritório de contabilidade. Que, por sinal, não é nada mole!

Vem conosco descobrir melhor esses clientes neste artigo que preparamos para você? Bora lá!

Confira os principais tipos de clientes e as principais dicas de como lidar com eles:

Para ajudar seu escritório a identificar e tratar bem cada um dos tipos de clientes e as situações delicadas que podem ocorrer durante o relacionamento, listamos as 5 principais situações mais comuns. Aproveite para tentar identificar clientes do seu escritório com este perfil e montar um processo de atendimento padrão para esses casos, atuando já na raiz do problema.

1 – Cliente que não cumpre prazos

Todos sabem que cumprir prazos é essencial se tratando de contabilidade. Porém, há aqueles clientes que sabem dos riscos e vêm com desculpas do tipo “ih, esqueci.. até quando posso te entregar isso?”. São em geral desorganizados e têm dificuldades em garantir prazos e entregas de documentos.

Resolvem problemas apenas quando eles se tornam urgentes, o que pode causar alguns erros e prejuízos como multas pesadas para as empresas e até mesmo a interrupção de seus serviços. Geralmente eles têm dificuldade em entender que manter a contabilidade em dia é muito imprescindível para o bom funcionamento da sua empresa.  

Ao identificar que o cliente tem este perfil, procure adiantar ao máximo as demandas, acompanhando o cliente mais de perto e trabalhando com planejamento. Nunca deixe para cobrar documentos deste cliente muito em cima do prazo ou confie que não será necessário realizar alguns ajustes na documentação.

É importante explicar de forma didática a importância do comprometimento dele, explicando passo a passo o que ele precisa fazer e até que prazos, esclarecendo também as consequências de cada tarefa não executada.

2 – Cliente Nervoso e Estressado

Clientes nervosos ou estressados são um desafio para o contador, que também têm, muitas vezes, uma rotina bem desgastante. Porém é importante ter clareza de que esses comportamentos nem sempre têm relação com os serviços do seu escritório, mas sim ter com outros problemas da empresa do cliente ou até questões pessoais.

Muitas vezes estes são clientes ríspidos e podem ter dificuldade em organizar as ideias ou entender o que lhes é dito.  Os estressados são clientes geralmente pessimistas e sofrem por antecedência, possuem muita facilidade em apontar falhas, por esta razão é necessário alerta constante.

Para esses clientes é recomendado paciência e, antes de tudo, apostar no atendimento de qualidade.  Mantenha-se sempre educado e com o foco na solução do problema apresentado por seu cliente.

Outro ponto importante é tomar cuidado para facilitar a comunicação. Como esse cliente tem dificuldade na compreensão, por estar sempre estressado e pensando em várias coisas ao mesmo tempo, é importante usar uma linguagem clara , didática e muito objetiva.

Dê atenção especial também ao canal de comunicação que usa para falar com este cliente. Se você já observou que ele abre pouco os e-mails, reforce as mensagens importantes por WhatsApp, por telefone ou por qualquer outro canal em que o cliente seja mais disponível.

3 – Cliente avesso à tecnologia

Falar no mundo contábil, sem dúvida também é falar em tecnologia. No entanto, não podemos esquecer que muitos empresários ainda não ingressaram totalmente no mundo digital, e ainda recorrem a anotações e documentos impressos.

Esses são clientes mais desconfiados e tendem a não aceitar muito bem as novas tecnologias, podendo gerar problemas, principalmente com prazos.  A dica é ter paciência e diálogo. Acompanhar as mudanças tecnológicas pode ser tarefa difícil para eles, porém, com paciência e boa comunicação a tendência é de se adaptarem.  

Esse tipo de cliente pode optar ou ter preferência por se comunicar somente por telefone ao invés de outro canal de comunicação online. Muito provável que prefiram, também, relatórios e documentos impressos em vez de informações e documentos trocados por e-mail ou por aplicativos. Consulte seu cliente para saber qual a melhor forma para estabelecer uma comunicação eficiente.

Dica especial: em geral, a secretária ou a recepcionista são personagens que auxiliam muito na comunicação com este tipo de cliente. Mantenha proximidade e descubra, com elas, quais os melhores caminhos para facilitar a comunicação.

4 – Cliente Conversador

Esse tipo de cliente é muito fácil de identificar. Adoram conversar, contar sua rotina empresarial, falar de vida pessoal e compartilhar o planejamento de crescimento do próximo ano.

Por serem comunicativos, costumam trazer informações muito valiosas para o escritório de contabilidade. Todavia, é preciso tomar cuidado para não desviar o foco dos objetivos e necessidades principais.

Para lidar de forma mais eficaz e manter o atendimento de qualidade, crie uma rotina otimizada de comunicação com seu cliente, de modo que não desperdice muito tempo. Torne-se um contador próximo do negócio, e busque sempre a objetividade, fique sempre no controle e conduza a conversa.

Para facilitar as reuniões, uma boa dica é sempre enviar antecipadamente a pauta e ir conduzindo a conversa de modo que todos os itens importantes sejam alcançados. Pré estipular o horário de término das reuniões também é importante, e você pode sugerir começar pelo cumprimento da pauta e deixar aqueles saudáveis “dois dedinhos de prosa” para o encerramento da reunião.

5 – Cliente especialista em Contabilidade

Esse tipo de cliente gosta de participar intensamente da gestão contábil de seu negócio. Costumam ter bastante conhecimento técnico e podem cobrar com excesso as entregas de seu escritório.  Em compensação, também costumam cumprir os prazos e enviar todos os documentos e informações de forma bem organizada.

Gostam de ser informados sobre o andamento dos processos de contabilidade. O que é um direito dele como cliente e uma prática saudável de relacionamento com o cliente.

Entretanto, os exageros podem conturbar o relacionamento e a produtividade do trabalho. Por isso é necessário estabelecer limites e passar confiança na garantia de que os serviços serão entregues corretamente.

Conforme vimos, existem diferentes tipos de cliente e, além de adaptar seu formato de atendimento, também e importante você avaliar que tipo de parceiro vai indicar para os seus clientes, de modo a garantir a qualidade dos serviços e preservar a credibilidade do seu escritório. Você já conhece a Parceria Soluções Empresariais? Atuamos há mais de 10 anos na emissão de certificados digitais em Passo Fundo e mais 40 cidades da região, ajudando nossos contadores parceiros a manter um relacionamento satisfatório e confiável com seus clientes.

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Obrigatoriedades Contábeis – Dezembro/2019

O ano está acabando e, com ele, muitas obrigatoriedades contábeis no mês de dezembro. Fique atento e agende-se para curtir as férias tranquilo!

  • 02/12 — GPS-Fixação no Quadro de Horário
  • 04/12 — IOF-CRÉDITO
  • 04/12 — IRRF – Lei n° 9.430/1996
  • 06/12 — CAGED
  • 06/12 — DAE – SIMPLES DOMÉSTICO
  • 06/12 — FGTS
  • 06/12 — GFIP
  • 06/12 — SALÁRIOS
  • 10/12 — GPS-Envio ao Sindicato
  • 10/12 — INSS-Cartório de Registro Civil de Pessoas Naturais
  • 10/12 — IPI-CIGARROS
  • 10/12 — IRRF-Juros de empréstimos externos
  • 13/12 — EFD-REINF
  • 15/12 — CIDE-COMBUSTÍVEIS
  • 15/12 — CIDE-REMESSA AO EXTERIOR
  • 15/12 — EFD-CONTRIBUIÇÕES-ESCRITURAÇÃO FISCAL DIGITAL DAS CONTRIBUIÇÕES INCIDENTES SOBRE A RECEITA( Pis Confins e Contribuição Previdenciária)
  • 15/12 — IOF-CRÉDITO
  • 15/12 — IRRF-Lei n° 9.430/1996
  • 15/12 — PIS/COFINS- Retenção. Aquisições de Autopeças
  • 16/12 — GPS – Contribuinte individual/Segurado Facultativo
  • 20/12 — PIS-INSTITUIÇÕES FINANCEIRAS E EQUIPARADAS
  • 20/12 — COFINS-INSTITUIÇÕES FINANCEIRAS E EQUIPARADAS
  • 20/12 — CONTRIBUIÇÕES SOCIAIS RETIDAS NA FONTE (CSRF)
  • 20/12 — DARF (CPRB) -Lei n° 12.546/2011
  • 20/12 — DAS-SIMPLES NACIONAL
  • 20/12 — DASMEI-MEI
  • 20/12 — GPS – Comercialização da Produção Rural
  • 20/12 — GPS – Cooperados
  • 20/12 — GPS – Folha de Pagamento
  • 20/12 — GPS – Retenção de INSS Sobre a Nota Fiscal
  • 20/12 — IRRF
  • 20/12 — PGDAS-D – Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional Declaratório
  • 21/12 — RET-Regime Especial de Tributação
  • 22/12 — DCTF Mensal
  • 23/12 — IRRF – Lei n° 9.430/1996
  • 24/12 — IRRF-Lei n° 9.430/1996
  • 26/12 — Contribuição Sindical dos Empregados – Desconto
  • 26/12 — CSLL – Contribuição Social sobre o Lucro Líquido – Mensal
  • 26/12 — CSLL – Contribuição Social sobre o Lucro Líquido – Trimestral (3ª Quota)
  • 26/12 — DIF – Cigarros
  • 26/12 — DIPI – Cosméticos
  • 26/12 — DME – Declaração de Operações Liquidadas com Moeda em Espécie
  • 26/12 — DOI – Declaração sobre Operações Imobiliárias
  • 26/12 — FINAM / FINOR / FUNRES – Mensal
  • 26/12 — FINAM / FINOR / FUNRES – Trimestral (3ª Quota)
  • 26/12 — IRPF – Imposto de Renda Pessoa Física – Operações em Bolsa
  • 26/12 — IRPJ – Imposto de Renda Pessoa Jurídica – Mensal
  • 26/12 — IRPJ – Imposto de Renda Pessoa Jurídica – Simples Nacional – Ganho de Capital
  • 26/12 — IRPJ – Imposto de Renda Pessoa Jurídica – Trimestral (3ª Quota)
  • 26/12 — Parcelamento – PERT – Programa Especial de Regularização Tributária
  • 26/12 — Parcelamento Especial 2007 – Simples Nacional
  • 26/12 — PIS/COFINS – Retenção. Aquisições de Autopeças
  • 26/12 — REDOM – Programa de Recuperação Previdenciária dos Empregadores Domésticos
  • 26/12 — SISCOSERV – Registro de Faturamento (RF) / Registro de Pagamento (RP)
  • 26/12 — SISCOSERV – Registro de Venda (RVS) / Registro de Aquisição (RAS)
  • 27/12 — IPI – Produtos em Geral
  • 27/12 — PIS – Faturamento / Folha de Pagamento
  • 30/12 — ITR (3ª Quota)
  • 31/12 — CONTRIBUIÇÃO SINDICAL DOS EMPREGADOS-Desconto
  • 31/12 — FINAM, FINOR, FUNRES-MENSAL
  • 31/12 — CSLL – PJ
  • 31/12 — DIF- Papel Imune
  • 31/12 — IRPF – Imposto de Renda Pessoa Física
  • 31/12 — IRPF-CARNÊ-LEÃO
  • 31/12 — IRPJ – Imposto de Renda Pessoa Jurídica
  • 31/12 — IRRF – Imposto de Renda Retido na Fonte
  • 31/12 — Parcelamento Especial – Simples Nacional (PERT-SN)
  • 31/12 — Parcelamentos
  • 31/12 — PIS/COFINS- Retenção. Aquisições de Autopeças