Inúmeras atividades que antes eram realizadas operacional e presencialmente, vêm sendo substituídas por alternativas digitais. Essas alternativas poupam tempo, rompem as barreiras do espaço e eliminam a utilização de documentos de papel. O uso do certificado digital se encaixa exatamente neste contexto. Como uma solução oficial para a autenticação de dados confidenciais, ele permite uma série de transações empresariais pela internet de maneira segura e assertiva. Confira, neste post que a Parceria preparou para você, mais informações sobre o que é certificado digital, como funciona e as razões pelas quais você deve adquirir um. Boa leitura!

O que é certificado digital?

Trata-se de uma espécie de  documento de identidade eletrônico, como uma assinatura digital com validade jurídica, que pode ser utilizada por pessoas empresas. Ele garante proteção a qualquer transação eletrônica, permitindo a assinatura digital de documentos, em qualquer lugar e a qualquer momento. No uso empresarial, equivale à identidade da pessoa jurídica, contendo o nome da empresa,  um número exclusivo conhecido por chave pública e outras informações que a identificam na Receita Federal.  Está em uso no Brasil desde 2001, após a criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP Brasil). Para pessoas jurídicas, o certificado digital é dividido em dois documentos:

• e-CNPJ:  Somente pode ser usado pelo representante legal da empresa, dando acesso a todos os documentos e demais informações confidenciais da mesma, permitindo, inclusive, a assinatura de contratos. É necessário para a emissão de NF-e.
• eNF-e: Pode ser usado também por empregados e demais prestadores de serviços, sua função principal é a emissão de NF-e.

Como funciona?

O certificado digital traduz o que há de mais moderno em tecnologia para proteger informações trocadas no ambiente virtual, tendo sido desenvolvido exclusivamente para gerar segurança, autenticidade, confidencialidade e integridade às informações eletrônicas. Equivale a uma carteira de identidade do mundo virtual, porém segura e com autenticidade garantida por uma criptografia complexa. Quanto ao funcionamento técnico, o certificado tem duas chaves: uma pública e uma privada.  A chave privada gera um código exclusivo para cada documento emitido pela empresa. E a chave pública, por sua vez, permite a leitura desse código e reconhece se o documento é autêntico. O  código emitido pelo certificado digital é reconhecido pela SEFAZ, que também acesso às chaves públicas. Sem o reconhecimento dessa chave, não é dada validade ao documento emitido. Dessa forma, somente quem tem acesso ao certificado digital e-CNPJ consegue emitir e assinar documentos em nome da empresa.

Quais empresas precisam de certificado digital?

Se sua empresa emite NF-e, obrigatoriamente precisa de um certificado digital, de acordo com o  ajuste SINIEF 12/16. Além disso, todas as empresas inscritas no Lucro Real e no Lucro Presumido também devem possuir  um certificado digital, pois, atendendo à obrigatoriedade vinda da Receita Federal, a maioria das declarações mensais e anuais somente podem ser realizadas através do certificado digital. Empresas do Simples Nacional somente precisam adquirir caso tenham mais de cinco empregados. O motivo é a prestação de informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias pela GFIP e eSocial.

Quais as vantagens de ter um certificado digital?

Por mais que pareça mais uma obrigatoriedade burocrática, esse certificado pode facilitar muito sua vida e economizar muito tempo. Ele permite que você resolva pela internet, de maneira prática e segura,  muitas atividades que antes faria somente presencialmente. O tempo perdido em atividades como: ir ao cartório reconhecer firma, idas ao banco, envio de documentos físicos por moto boy ou correios,  podem ser substituídas por transações digitais, contando com toda a segurança que um certificado digital oferece: garantia de autenticidade e proteção das informações. Confira as principais atividades que podem ser realizadas online com um Certificado Digital:

• Garantia da validade jurídica dos documentos eletrônicos;
• Assinatura e envio documentos pela internet;
• “Login” em ambientes virtuais com segurança;
• Assinatura de notas fiscais, conhecimentos de transporte eletrônico (CTs-e) e manifestações do destinatário;
• Transações bancárias;
• Envio de declarações da sua empresa;
• Desburocratização de processos (dispensa reconhecimento de firmas).

Em suma, mesmo que sua empresa ainda não esteja na obrigatoriedade da aquisição de um certificado digital, há muitas vantagens em migrar para a desburocratização online da vida empresarial.  Os principais benefícios são a redução de custos e a economia de tempo (que são quase sinônimos, não é mesmo?). Caso deseje adquirir o certificado digital para uma empresa, conheça todas as vantagens que a Parceria tem para te oferecer. Com 25 anos de atuação, oferecemos atendimento qualificado e toda a segurança que seu negócio precisa. Afinal, não se constrói 25 anos de história sem confiança. E não se constrói confiança sem 25 anos de história!