Saber o que é certificado digital e como ele funciona pode trazer muito mais agilidade para o seu dia a dia! Inúmeras atividades que antes eram realizadas operacional e presencialmente, vêm sendo substituídas por alternativas digitais. Essas alternativas poupam tempo, rompem as barreiras do espaço e eliminam a utilização de documentos de papel.
O uso do certificado digital se encaixa exatamente neste contexto. Como uma solução oficial para a autenticação de dados confidenciais, ele permite uma série de transações empresariais pela internet de maneira segura e assertiva. Confira, neste post que a Parceria preparou para você, mais informações sobre o que é certificado digital, como funciona e as razões pelas quais você deve adquirir um. Boa leitura!
O que é certificado digital?
Trata-se de uma espécie de documento de identidade eletrônico, como uma assinatura digital com validade jurídica, que pode ser utilizada por pessoas empresas. Ele garante proteção a qualquer transação eletrônica, permitindo a assinatura digital de documentos, em qualquer lugar e a qualquer momento.
No uso empresarial, equivale à identidade da pessoa jurídica, contendo o nome da empresa, um número exclusivo conhecido por chave pública e outras informações que a identificam na Receita Federal. Está em uso no Brasil desde 2001, após a criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP Brasil).
Para pessoas jurídicas, o certificado digital é dividido em dois documentos:
- e-CNPJ: Somente pode ser usado pelo representante legal da empresa, dando acesso a todos os documentos e demais informações confidenciais da mesma, permitindo, inclusive, a assinatura de contratos. É necessário para a emissão de NF-e.
- eNF-e: Pode ser usado também por empregados e demais prestadores de serviços, sua função principal é a emissão de NF-e.
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Como funciona?
Agora que entendemos o que é certificado digital, chegou a hora de entender como ele funciona. Na verdade, certificado digital traduz o que há de mais moderno em tecnologia para proteger informações trocadas no ambiente virtual. Foi desenvolvido exclusivamente para gerar segurança, autenticidade, confidencialidade e integridade às informações eletrônicas. Equivale a uma carteira de identidade do mundo virtual, porém segura e com autenticidade garantida por uma criptografia complexa.
Quanto ao funcionamento técnico, o certificado tem duas chaves: uma pública e uma privada. A chave privada gera um código exclusivo para cada documento emitido pela empresa. E a chave pública, por sua vez, permite a leitura desse código e reconhece se o documento é autêntico.
O código emitido pelo certificado digital é reconhecido pela SEFAZ, que também acesso às chaves públicas. Sem o reconhecimento dessa chave, não é dada validade ao documento emitido. Dessa forma, somente quem tem acesso ao certificado digital e-CNPJ consegue emitir e assinar documentos em nome da empresa.
Quais empresas precisam de certificado digital?
Se sua empresa emite NF-e, obrigatoriamente precisa de um certificado digital, de acordo com o ajuste SINIEF 12/16.
Além disso, todas as empresas inscritas no Lucro Real e no Lucro Presumido também devem possuir um certificado digital, pois, atendendo à obrigatoriedade vinda da Receita Federal, a maioria das declarações mensais e anuais somente podem ser realizadas através do certificado digital.
Empresas do Simples Nacional somente precisam adquirir caso tenham mais de cinco empregados. O motivo é a prestação de informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias pela GFIP e eSocial.
Quais os benefícios em ter um certificado digital?
Por mais que pareça mais uma obrigatoriedade burocrática, esse certificado pode facilitar muito sua vida e economizar muito tempo. Ele permite que você resolva pela internet, de maneira prática e segura, muitas atividades que antes faria somente presencialmente.
O tempo perdido em atividades como: ir ao cartório reconhecer firma, idas ao banco, envio de documentos físicos por moto boy ou correios, podem ser substituídas por transações digitais, contando com toda a segurança que um certificado digital oferece: garantia de autenticidade e proteção das informações.
Confira as principais atividades que podem ser realizadas online com um Certificado Digital:
- Garantia da validade jurídica dos documentos eletrônicos;
- Assinatura e envio documentos pela internet;
- “Login” em ambientes virtuais com segurança;
- Assinatura de notas fiscais, conhecimentos de transporte eletrônico (CTs-e) e manifestações do destinatário;
- Transações bancárias;
- Envio de declarações da sua empresa;
- Desburocratização de processos (dispensa reconhecimento de firmas).
Em suma, mesmo que sua empresa ainda não esteja na obrigatoriedade da aquisição de um certificado digital, há muitas vantagens em migrar para a desburocratização online da vida empresarial. Os principais benefícios são a redução de custos e a economia de tempo (que são quase sinônimos, não é mesmo?).
Caso deseje adquirir o certificado digital para uma empresa, conheça todas as vantagens que a Parceria Soluções tem para te oferecer. Com 29 anos de atuação, oferecemos atendimento qualificado e toda a segurança que seu negócio precisa. Afinal, não se constrói 29 anos de história sem confiança. E não se constrói confiança sem 29 anos de história!
