Você já se questionou se a gestão de contratos é segura o suficiente para o seu negócio? Embora a temática seja de suma importância, geralmente só ganha a devida atenção quando surgem problemas decorrentes da negligência de alguns cuidados essenciais.
Os contratos estão no centro de todos os negócios, porém, caso não sejam cuidadosamente gerenciados, podem resultar em diversos riscos e prejuízos para a sua empresa.
5 dicas para otimizar sua gestão de contratos
Para te ajudar nessa jornada, a Parceria separou os 5 passos essenciais para otimizar a gestão de contratos da sua empresa. Confira!
1- Estruture sua gestão de contratos
Qualquer novo processo de gestão, precisa do desenho de um novo processo, com a delimitação das etapas, dos profissionais envolvidos e dos caminhos a serem tomados para o caso do surgimento de dúvidas ou outros impasses. O primeiro passo é levantar um questionário com as principais perguntas estratégicas que envolvem os novos contratos, como as destacadas abaixo:
- Em que momentos são redigidos novos contratos?
- Quem faz a revisão e dá o suporte jurídico?
- A equipe de atendimento a este novo cliente tem conhecimento das cláusulas do contrato?
- Quem faz o acompanhamento do cumprimento do que foi prometido no contrato?
Crie um fluxo de processo-padrão da estruturação de uma gestão de contratos e crie um checklist do que precisa ser definido ou decidido na sua empresa.
2- Avalie o tempo médio de formalização e execução
Redigir um novo contrato geralmente é uma tarefa demorada. Perder tempo nesta etapa, pode gerar atrasos e até desistências de negócios pelos seus clientes. Para agilizar esta etapa, adote boas práticas como:
- listar em uma planilha, todas as possíveis tarefas a serem contempladas em novos contratos juntamente com o tempo de execução;
- contratar, com uma assessoria jurídica, um modelo de contrato-padrão, com treinamento para a equipe, informando o que e como pode e deve ser alterado em novos contratos;
- monitorar, neste novo formato, quanto tempo leva para um novo contrato ser redigido e criar notificações em seu sistema de gestão, para que você possa monitorar o andamento.
3- Delimite os principais riscos
Em se tratando de contratos comerciais, os riscos potenciais aumentam proporcionalmente à negligência em prever os principais erros e soluções para os mesmos. Por isso, antes do time comercial providenciar a redação e assinatura dos novos contratos, é fundamental existir um momento de troca com a equipe operacional que irá executá-lo.
Neste momento, é fundamental que sejam listados os principais problemas que podem ocorrer na prestação de serviço conforme contemplada no contrato, juntamente com as melhores soluções possíveis. Essas informações devem compor uma base de conhecimento acessível à toda empresa, de modo a manter conduta e discursos unificados e coerentes.
4- Planeje e defina as estratégias de negociação
Antes de iniciar as negociações, você precisa indicar quais os principais aspectos do contrato com os quais está satisfeito e os pontos que deseja discutir, por meio de uma análise minuciosa, de modo a não deixar nada importante passar em branco.
Enquanto faz sua análise, o cliente também deve fazer o mesmo, de modo que quando forem partir para a negociação final, cada parte já saiba quais pontos pode flexibilizar e quais são condições estáticas.
É neste momento de negociação final que geralmente surgem os pedidos de desconto, de melhores condições de pagamento e de encurtamento de prazos. Sem ter passado pelas etapas anteriores, em que você descobre o tempo mínimo que precisa para a execução de cada tarefa, bem como sem avaliar até onde pode melhorar as condições de pagamento do seu cliente considerando o risco de calotes, as chances de fechar um mau negócio são enormes.
5- Foque na gestão e análise de crédito
Não avaliar o perfil financeiro e os riscos de inadimplência do novo contrato é um dos erros mais comuns, e também o que mais pode trazer prejuízos a sua empresa.
Celebrar um novo contrato cujo pagamento somente se dará na entrega do serviço, para um cliente com histórico inadimplente, é quase o mesmo que assinar uma sentença de aceite ao calote. Assim como oferecer pagamentos parcelados, de modo que o cliente já tenha recebido tudo que está previsto no contrato, antes de terminar de pagar, pode gerar um sério risco.
Por isso, não ceda à pressão de oferecer melhores condições de pagamento na negociação final, sem antes consultar o perfil financeiro do seu cliente, pois isto pode ser uma cilada.
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